Es kommt immer anders als man denkt: wie man Projekte trotzdem erfolgreich umsetzt

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Im letzten Newsletter konnte ich über die Evaluierung internationaler Projekte und wie man den Logframe sinnvoll einsetzen kann schreiben. Das möchte ich heute noch vertiefen und mich auch mit der Wichtigkeit einer ‚gesunden Fehlerkultur‘ auseinandersetzen:

Logframe als Tool für gutes Projektmanagement

Ein Logframe (logical framework) ist eine Übersicht über Projektziele und den Weg dorthin.

Wir nutzen bei den von AREC begleiteten Projekten den LogFrame auch, um im Projektteam ein gemeinsames Projektverständnis herzustellen und allen Beteiligten von Beginn die Ziele des Projektes und notwendigen Maßnahmen zur Zielerreichung zu verdeutlichen. Das bringt Klarheit und reduziert Reibungsverluste und Demotivation im Laufe des Projektes.

Verstehen Sie den Logframe aber nicht als unverrückbaren, in Stein gemeißelten Bestandteil Ihres Projektes. Das geschieht jedoch – auch das ist eine Erkenntnis aus den Projekten die ich evaluieren konnte– in geförderten Projekten sehr häufig. Das hat auch einen verständlichen Grund: Es gibt meist keinen (oder nur einen aufwändigen) Prozess, gemeinsam mit dem Fördergeber nötige Anpassungen zu vereinbaren. Für Projekte in Unternehmen gilt das aber nicht.

Eine gute Fehlerkultur ist Basis einer guten Projektarbeit

Wie ist ein Fehler eigentlich definiert? Ein Fehler ist die Abweichung eines Zustands, Vorgangs oder Ergebnisses von einem Standard, den Regeln oder einem Ziel. Und: Fehler passieren überall und aus den unterschiedlichsten Gründen.

Es ist in den meisten Fällen nicht schlimm, Fehler zu entdecken bzw. sich einzugestehen und korrigierend einzugreifen. Problematisch wird es, wenn man Fehler versteckt oder ignoriert und wider besseres Wissen in die falsche Richtung weiter arbeitet.

Eine gute Fehlerkultur erlaubt es, Fehler zu machen, anzusprechen und daraus zu lernen und gleichzeitig Prozesse und Abläufe so anzulegen, dass möglichst wenig Fehler passieren. Man könnte allgemein auch sagen, dass das regelmäßige Reflektieren der eigenen Tätigkeit und Vornehmen der notwendigen Änderungen eine gute Fehlerkultur beschreibt. Das kann auf der persönlichen und der beruflichen Ebene gelten. Auch ein fehlerhaftes Verhalten sollte nicht in Selbstzerfleischung enden, sondern im Tragen der Konsequenzen, dem gemeinsamen Lernen und einem geändertem Verhalten/ verbesserten Ablauf.

In einem der UNIDO Projekte wurde beispielsweise die Ausgangslage im Land zu Projektbeginn nicht korrekt eingeschätzt. In Myanmar, wo Energieeffizienzprogramme bei Unternehmen etabliert werden sollen, gingen die Projektinitiatoren davon aus, dass die Unternehmen daran Interesse haben. Rasch stellte sich heraus, dass dieses Thema im Land völlig neu ist, ja nicht einmal eine entsprechende Übersetzung in die Landessprache gefunden werden konnte. Das bedeutet natürlich, dass zeitaufwändige Aufklärungsarbeiten notwendig waren, um das Interesse erst einmal zu wecken. Daher mussten einige Projektkomponenten neu definiert werden. Wahrscheinlich wird in diesem Fall auch die Projektlaufzeit verlängert werden.

Regelmäßiger Status-Check ist Pflicht

In einem mehrjährigen Projekt sollte jedenfalls mit gewisser Regelmäßigkeit (ich schlage halbjährlich vor) der gesamte Logframe und damit der Projektfortschritt kritisch hinterfragt werden. Wir tun das in unseren Projekten zumindest in den  zweimal jährlich stattfindenden Projektmeetings.

  • Waren die Annahmen zur Ausgangslage korrekt?
  • Sind wir mit den Umsetzungsschritten am richtigen Weg?
  • Können wir damit die Projektziele erreichen?

So oder ähnlich sollten die Fragen lauten.

Um hier eine Rahmen vorzugeben: In unserem 4 Jahres Projekt Metabuild, machen wir jährlich ein 3 tägiges Projekttreffen mit allen Projektpartnern und zusätzlich halbjährlich ein halbtägiges Online meeting. Zu diesen Treffen wird vorab eine Agenda und ToDo Liste verschickt, jeder Partner kommt also entsprechend vorbereitet zu den Treffen. Durch die von uns angewendete Meeting Methode werden sowohl die Erfolge wahrgenommen als auch Fehler angesprochen und gemeinsam daraus gelernt. Problemfelder werden untersucht und Lösungen dafür entwickelt. Zusätzlich gibt es noch nach Anlassfall Meetings in kleineren Gruppen mit den Partnern in den teilnehmenden Ländern um lokale Besonderheiten zu besprechen.

Erlauben Sie sich Kurskorrekturen im Laufe des Projektes

Wenn man Fehlannahmen in der Projektarbeit rechtzeitig erkennt, ist das kein großes Problem und kann in der Umsetzung (Anpassung der Arbeitsschritte und/oder der Projektziele) berücksichtigt werden. Projektarbeit ist in den meisten Fällen auch ‚Pionierarbeit‘ und daher mit einem entsprechenden Projektrisiko verbunden, daher ist es sogar (vor allem bei mittel- bis langfristigen Projekten) wahrscheinlich, dass nicht alle Annahme zu Projektstart vollständig zutreffen und die daraus abgeleiteten Maßnahmen auch die gewünschten Resultate bringen.

Problematisch wird es aber, wenn man diese ‚Unschärfen‘ in der Projektplanung oder Probleme während der Umsetzung nicht rechtzeitig realisiert und somit in die falsche Richtung weiterarbeitet. Sehr hilfreich ist es, sich an den bekannten ‚Plan Do Check Act‘ (PDCA) Kreislauf beispielsweise aus dem klassischen Qualitätsmanagement zu halten. Dabei wird mit gewisser Regelmäßigkeit nicht nur überprüft, ob die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt, sondern vor allem, ob damit die beabsichtigten Ziele auch erreicht werden können.

Hier sehe ich eine wesentliche Parallele zwischen Managementsystemen und Projektmanagement: Nur wenn man die Überprüfung der Zielerreichung ernst nimmt, d.h auch bereit ist die Konsequenzen zu ziehen und wenn nötig Kurskorrekturen vorzunehmen (das kann manchmal auch ‚schmerzhaft‘ sein), kann man wirklich den vollen Nutzen darauf ziehen.

Je ehrlicher man mit Fehlern umgeht, desto mehr kann man daraus lernen und umso wahrscheinlicher erreicht man die anvisierten Ziele.

Gerne unterstützen wir auch Sie beim Management Ihrer Projekte.

Kontaktieren Sie mich
DI Stefan Melnitzky
Austria Recycling
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