Mit Projektmanagement und Fehlerkultur zum Erfolg

 In Allgemein

UNIDO („United Nations Industrial Development Organization“) lud mich in, ein umfangreiches, mehrjähriges Projekt in Indien zu evaluieren. Einige Erkenntnisse gleich vorneweg: Gute Vorbereitung d.h. gründliche Analyse der Ausgangssituation, eine genau darauf abgestimmte Planung und regelmäßige Erfolgskontrolle der Umsetzung sind wesentlich! Das kommt Ihnen vermutlich bekannt vor? Wie das in einem internationalen Projekt aussieht, bietet jedoch vielleicht auch für Sie einige neue Aspekte für Ihre (Projekt-)arbeit!

Kurz vor Weihnachten 2017 erfuhr ich über eine Kollegen, dass UNIDO, für die Evaluierung des Projektes ‚Promoting energy efficiency and renewable energy in selected micro, small and medium enterprises clusters in India ‘ einen Experten sucht. Ziel dieses vom Global Environment Fund (GEF) für fünf Jahre finanzierten Projektes ist die Verbesserung der Ressourceneffizienz in 12 indischen Industrieclustern.

Gesucht war jemand, dem Indien, industrielle Ressourceneffizienz (IEE) und Projektmanagement vertraut sind. Ich nahm mit der Evaluierungsabteilung Kontakt auf und erhielt den Auftrag für das sogenannte Mid-Term-Review. Das ist eine prozessbegleitende Prüfung in der 2. Hälfte der Projektphase. Der Focus liegt dabei auf den ‚Lessons learned‘ und daraus abgeleiteten Verbesserungsvorschlägen für die verbleibende Projektlaufzeit.

Die Projekte

Im Februar 2018 durfte ich dann 2 Wochen durch Indien reisen und mit einem sehr engagierten Projektteam sowie einer nationalen Evaluatorin an meiner Seite, das Projekt ausführlich analysieren. (Das Projekt wird mit gut 7 Mio Dollar gefördert und hat insgesamt – inklusive der Eigenleistungen und der erwarteten Investitionen der Projektteilnehmer –  eine Umfang von 33 Mio Dollar – um die Relation Aufwand:Projektvolumen zu verdeutlichen). Ausführlich bedeutet, dass der Auftrag mit Vorbereitung (Desk research) und Berichtslegung insgesamt 30 Arbeitstage umfasste, davon sind wir 2 Wochen in Indien gereist und konnten mit insgesamt 77 ProjektteilnehmerInnen sprechen. Wir machten Station in folgenden Städten (Bundesstaaten):

  • Delhi (NCR),12. – 13. 2.
  • Coimbatore (Tamil Nadu),14. – 15.2.
  • Ahmedabad (Gujarat), 16. – 17.2.
  • Jamnagar (Gujarat),19.2.
  • Khurja (Uttar Pradesh), 20.2
  • Delhi (NCR), 21. – 22.2.
  • Amritsar/Jalandhar (Punjab), 23. – 24.2.

Am 22. Februar präsentierten wir die vorläufigen Ergebnisse vor den wichtigsten Stakeholdern in Delhi. 2 Wochen später wurden die Ergebnisse im UNIDO Headquarter in Wien präsentiert und diskutiert. Eine Woche darauf übergab ich den ausführlichen Endbericht an die Projektleitung und die Evaluierungsabteilung.

Meine Arbeit und meine Expertise kamen offensichtlich gut an. UNIDO beauftragte mich 2018 mit der Evaluierung von weiteren 2 Projekten in Asien:

  • GHG Emissions Reductions in Targeted Industrial Sub-Sectors through Energy Efficiency and Application of Solar Thermal Systems in Malaysia
  • Improvement of Industrial Energy Efficiency in Myanmar

Diese beiden Projekte konnte ich dann im Juli, bzw. Oktober unter die Lupe nehmen.

Was es braucht, damit Projekte erfolgreich sind

Mein Resümee aus der Evaluierung dieser drei großen Projekte und der eigenen langjährigen Projektarbeit:

  • Gute Vorbereitung (Analyse der Ausgangssituation)
  • davon abgeleitet eine zielgerichtete Planung
  • und regelmäßige Ergebniskontrolle

sind die wesentlichen Erfolgsfaktoren!

Das klingt nach Selbstverständlichkeit und gewiss wird jedes Projekt geplant. Doch geschieht dies im ausreichenden Ausmaß und im ausreichenden Umfang?

Projektmanagement-Tool

Einen sinnvollen Rahmen gibt ein Logical framework (Logframe) vor. Ein Logframe ist verbindlicher Bestandteil vieler Förderanträge, so auch bei den meisten Projekten in Asien, die AREC abwickelt. Hier werden in der Planungsphase die Projektkomponenten (Wie komme ich vom Ausgangszustand zu den Projektzielen?) definiert. Startpunkt sind die Ausgangssituation und die übergeordneten Projektziele (Was will ich erreichen?).

Und so kann ein Logframe aussehen (in grün haben wir ein Beispiel eingefügt):

Projektbeschreibung Kennzahl Ausgangs
zustand
Ziele Messung der Ziel­erreichung Annahmen /Risiken
Übergeordnetes Projektziel

Anschaffung einer Photovoltaik Anlage

Allgemeine Kennzahlen

CO2 Einsparung in kg

Wo stehen wir zu Projektbeginn

Keine PV

Was soll erreicht werden

Nennleistung (kWp) installiert

Wie kann das Ergebnis ermittelt werden

Messung des erzeugten Stroms

Was und wen braucht es zu erfolgreichen Umsetzung Wirtschaftliche Vertretbarkeit
Projektkomponente 1 Machbarkeitstudie, ROI Rechnung
Erwartete
Ergebnisse

Kosten/ Nutzen bekannt

Investions­summe und Einsparung bzw. ROI Keine Informationen vorhanden Entscheidungs­grundlage aufbereitet und Entscheidung getroffen Fundierte Entscheidung wurde getroffen Informationen/ Expertise verfügbar.

Ggf. externen Experten einbinden

Maßnahmen

Machbarkeitsstudie durchführen

Investitionsentscheidung treffen

Kennzahl zur jew. Maßnahme

Erledigt

Entscheidung getroffen

Was bewirkt die Maßnahme

Basis zur fundierten Entscheidung schaffen

 

 

Durchgeführt

Stop or Go Entscheidung getroffen

Was kann schiefgehen

Nicht wirtschaftlich sinnvoll, Änderung der Rahmen­bedingungen

Projektkomponente 2: Detaillierte Projektplanung
Erwartete
Ergebnisse

Strukturierter Projektplan

 

Projektplan erstellt und genehmigt

 

Positive Umsetzungs­entscheidung getroffen

 

Effiziente Projekt­begleitung und –
 -umsetzung

 

Projekt­controlling

Planabweichungen wegen Kostenänderungen oder rechtlicher Vorgaben
Maßnahmen

…..

…..

 

……..

………

 

…….

Im Falle des indischen UNIDO Projektes lautet das Ziel „… Schaffung eines unterstützendes Marktumfeldes zu Energieeffizienz und verbesserten energieeffizienten Technologien in 12 indischen Industrieclustern …, sowie der Reduktion der CO2 Emissionen und Verbesserung der lokalen Umwelt“.

Vom Ziel ausgehend, werden die Projektkomponenten abgeleitet und im Logframe die wesentlichen Umsetzungsschritte festgehalten. Außerdem werden bereits in dieser Phase nicht nur die Kennzahlen sondern bereits die Mittel/Methoden zur Ermittlung der Zielerreichung definiert. Zwei sehr unterschiedliche Beispiele für Maßnahmenziele in den UNIDO-Projekten, die klar und messbar sind:

·         erzielte CO2 Einsparung in teilnehmenden Betrieben

·         Anzahl der abgehaltenen Trainings zu Energieeffizienz

Wesentlich schwieriger ist es da schon, beispielsweise die erfolgreiche ‚Schaffung eines Marktes‘ oder den Beitrag, den die Trainings zur CO2 Einsparung letztendlich haben, zu messen. Es ist aber in jedem Fall hilfreich die Messung der Kennzahlen bereits vor Projektstart im Logframe festzulegen.

Ist das Projekt gut aufgesetzt, ist ein großer Schritt erreicht. Und: Es kommt immer anders als man denkt (und plant). Lesen Sie im nächsten Blogbeitrag, worauf es bei der Umsetzung ankommt und welcher Schritt im ‚guten‘ Projektmanagement oft nicht gegangen wird.

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