Wie man Probleme in Meetings lösen kann

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Im Jänner habe ich ein Team-Meeting in Nepal begleitet. Das Meeting dauerte 3 Tage und hatte 14 TeilnehmerInnen aus 6 Ländern.

Die internationalen Projekte an denen wir mitarbeiten, dauern meist 4 Jahre, haben TeilnehmerInnen aus verschiedenen Ländern, Meetings finden regelmäßig statt. Weil mehrer Länder beteiligt sind und das Zusammenkommen damit erhebliche Kosten verursacht, finden viele Meetings online statt. Zu wichtigen Anlässen trifft man sich aber eben auch persönlich.

Und wenn ein eigener Facilitator / eine Moderatorin dabei ist, dann hat es einen besonderen Grund: Das Projekt startet, das Projekt endet, es ist komplex, eine wichtige Phase steht bevor, es krieselt oder läuft nicht gut – sind klassische Gründe.

In dem Fall waren es das wichtige bevorstehende letzte Projektjahr plus es knirscht im Getriebe. Ein Kennzeichen von Projekten ist, dass es nicht immer glatt läuft. Es ist ein neues Thema, für das es keine bewährten Lösungen gibt, neue Partner arbeiten zusammen, es tauchen ungeahnte Herausforderungen auf, Leute fallen aus, Arbeitsschritte dauern wesentlich länger als geplant. Alles Dinge, die ProjektarbeiterInnen gewohnt sind, einfach weil sie zu Projekten dazugehören.

Ein Problem taucht auf

In diesem Fall war es einer der neuen Projektpartner, der die Erwartungen nicht erfüllen konnte. Obwohl im Vorfeld ausgiebig alles besprochen worden war und am Anfang auch viel Zeit in die Einrichtung der lokalen Projektstruktur hineingesteckt worden war, blieb dieses Anfangsproblem bestehen. Nicht zuletzt hat dazu beigetragen, dass die verantwortlichen Personen gewechselt haben.

Bei dieser Art von Projekten darf nach Projektstart kein Partner ausscheiden oder dazukommen und so heisst es, ‚mitgefangen, mitgehangen‘ – und das wissen alle Beteiligten von Anfang an. Treten dann gravierende Probleme auf, so muss gründlich überlegt und eine für alle tragfähige Lösung entwickelt werden.

Meine Rolle war es, das Design so zu erstellen, dass auch schwierige Dinge – das o.a. Problem – angesprochen werden können. Alle Beteiligte sollten ein gemeinsames Bild haben von dem, was in der nächsten wichtigen Phase im Projekt zu tun ist. Da das Projekt von Beginn an mit holistischer Moderation begleitet wurde, stand die Methode gar nicht in Frage.

Spezielle Probleme im kleinen Kreis ansprechen

Beim Lösen von Problemen gibt es zwei Extreme: alles wird hinter verschlossenen Türen behandelt und man kriegt lediglich ein Endergebnis ’serviert‘. Oder alles wird immer im gesamten Team besprochen und sorgt so für Ineffizienz und behindert die Arbeit. Dazwischen gibt es viele Varianten. Transparentes Vorgehen ist immer hilfreich. Transparenz heisst für mich nicht, alles in der ganzen Gruppe zu besprechen. Es bedeutet aber, dass alle dieselbe Gesamtsicht haben. Gibt es Schwierigkeiten, so sollen alle das wissen. Denn sie haben es meistens ohenhin schon selbst bemerkt (und häufig auch schon besprochen). So nimmt man Gerüchten auch den Wind aus den Segeln.

Die Details kann man dann in einer kleinen Gruppe mit den Betroffenen besprechen. Oft ist ein Begleiter / facilitator hilfreich. Diese Person stellt dann sicher, dass es einen sicheren Raum gibt und alles Notwendige angesprochen werden kann. Genau das hatte ich vorbereitet.

Häufig können die direkt Beteiligten auch die Gelegenheit nutzen, am selben Ort zu sein und ihre Probleme spontan direkt miteinander besprechen.

Und weil es bekanntlich seltener regnet, wenn man einen Regenschirm dabei hat, so hat hier auch die bewusste Befassung mit dem Thema und Vorbereitung geholfen: das Problem wurde von den Beteiligten ‚zwischendurch‘ besprochen, soweit als möglich gelöst und dann spontan in der gesamten Gruppe präsentiert.

Ein Klima herzustellen, das allen Beteiligten sagt ‚hier könnt ihr alles besprechen und alles lösen‘ ist eines der wichtigsten ‚Instrumente‘ einer Begleiterin / Moderatorin.

Erfolgsfaktoren für ein gelingendes Projekt

Alle Zeit die vor Projektstart investiert wird – vor allem, um das richtige Team zusammenzustellen – rechnet sich später zig-fach. Auch in Projekten in Unternehmen wird in dieser Phase oft zu schnell vorgegangen und viele Projekte scheitern dadurch oder bringen nur den Bruchteil des Ergebnisses, der möglich wäre.

Ein Netzwerk an potenziellen Partnern ist eine wertvolle Ressource. Am Beginn eines Projektes oder vor einer Einreichtung ist die Zeit extrem knapp. Einen neuen Partner hereinzuholen geht eigentlich nur dann, wenn man ihn schon gut kennt. Auch während eines Projektes kann man manchmal rasche Hilfe von aussen brauchen. Also laufend ein bischen Zeit in den Aufbau eines guten Netzwerkes zu investieren. Auch wenn man es nicht auf der Stelle braucht – rechnet sich jedenfalls.

Projektkultur etablieren – Das Bild das am Anfang vom Projekt und den Ergebnissen entsteht, wirkt bis zum Ende. Auch wenn zwischendurch adaptiert werden muss, der ‚große Wurf‘ und damit das Verbindende, bleibt. Nach dem Start des Projektes ist das Kick-Off der wichtige erste Schritt. Ausreichend Zeit und vor allem die Teilnahme von allen Schlüsselpersonen ist die Basis für’s Gelingen. ‚Platzhalter‘ also ‚wichtige‘ Personen eines Projektpartners, die aber später nicht mehr involviert sind und durch andere Personen ersetzt werden, haben hier buchstäblich ‚keinen Platz‘. Am Anfang entsteht das Vertrauen (oder eben auch nicht), welches das Projekt trägt – auch durch schwierige Phasen.

Ein Projekt ist Neuland. Man betritt neues Terrain und was vielleicht woanders / vor kurzem gut funktioniert hat, geht plötzlich gar nicht mehr. Auch bei gut geplanten Projekten, gibt es immer wieder Unerwartetes. Diese Herausforderungen sind ’normal‘. Anstatt sich zu ärgern, lieber die Zeit für kreative Lösungen verwenden. Das reduziert den Stress und stärkt letztendlich die eigene Kapazität.

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